异常(如单价畸高)的数据,计算了常用物品(A4纸、横幅、定制徽章、瓶装水等)的采购频率和大致价格区间。
• 供应商暗访:他以“个人创业团队需要采购”或“其他学院学生会询价”的名义,重新联系了《比价指南》中的核心供应商,以及通过同学介绍新增的几家,询问相同物品的“长期合作价”或“百件以上团购价”。他发现,同一家供应商,对不同询价者(个人、学生会干事、他伪装的“团队”)给出的报价差异显著,普遍存在20%-40%的议价空间。一家文印店老板甚至直言:“你们学生会那个谁谁来,都是这个价(指挂牌价)。要是你能保证每月都有一定量,或者一次性大单,价格可以再谈。”
• 内部采购行为访谈:他私下与几个相熟的部门干事聊天,了解他们通常如何选择供应商。“一般都是用之前用过的,或者学长学姐推荐的。”“有时候就在学校旁边那几家店问一下,差不多就定了。”“金额小的就自己垫了,懒得比来比去,反正能报销。”
• 报销流程痛点收集:与李学姐和负责财务的老师助理沟通,了解到报销审核的难点:“最怕的就是价格明显不对,但又没有依据说它不对,只能硬着头皮批。”“要是能有个参考价就好了。”
分析结论:
1. 学生会具备可观的年度采购总量,但力量分散,未能转化为议价能力。
2. 供应商普遍预留了较大的折扣空间,但缺乏有效的机制去激发和锁定它。
3. 内部采购行为粗放,存在价格风险和效率损失。
4. 财务报销缺乏价格审核基准。
第二步:方案设计与“折扣权”获取策略。
基于调研,古民设计了一套名为“集中议价,授权采购,价格稽核”的三位一体方案,并准备了详细的说明文档。
核心方案:
1. 集中议价:由办公室出面,代表院学生会,与筛选出的3-5家核心供应商(覆盖文印、礼品、办公用品、活动物料)进行年度框架协议谈判。谈判基础是提供未来一年的预估采购量清单(基于历史数据推算),要求供应商给出明确的“学生会专属折扣价目表”,并承诺此价格在协议期内有效,且低于市场零售价和常规“学生价”。
2. 授权采购:谈判成功后,发布《院学生会定点采购供应商及折扣价目清单》。规定:单笔采购金额超过200元,或属于常用物品,必须从定点供应商处采购,并参照折扣价目表
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