罗山县乡绅捐资修渠之事，如同一个风向标，让信阳各地的士绅看到了与新政共处、甚至从中获益的可能。虽非人人效仿，但公开的质疑之声确然少了许多，一种微妙的平衡在试探与磨合中逐渐形成。朱炎深知，这远非一劳永逸，但至少为他赢得了更多专注于内部梳理与制度建设的时间。
信阳州衙的运转，在观政士子们的加入后，显露出一种不同于以往的气象。以往堆积如山的案牍，被分门别类，一些重复性的文书工作得以简化，而更多关于田亩、户口、税赋、物料的数据被整理、核算，呈现出以往被忽略的细节。然而，新的问题也随之浮现——各房科之间文书往来格式不一，术语混杂，存档混乱，查阅不便，甚至偶有因文书表述不清而引发的推诿扯皮。
这一日，朱炎在批阅一份由户房与工房联合呈报的关于今春水利工程物料核销的文书时，便遇到了麻烦。文书由两房书吏分别撰写部分，而后拼凑而成，不仅笔迹不一，其中关于石料、灰泥的计量单位竟前后不一致，一处用“方”，一处用“担”，需仔细核算才能统一，颇费周折。
他放下笔，揉了揉眉心，对侍立在侧的周文柏道：“文柏，你看这文书。内容本身无大错，然格式混乱，计量不一，查阅核对，平白耗费许多精力。长此以往，效率低下尚在其次，若因文书错漏导致政令曲解或工程失误，则贻害匪浅。”
周文柏苦笑道：“部堂明鉴。各房沿用旧习已久，文书格式、用语乃至计量，皆自成体系，向来如此。以往但求无事，如今事务愈发繁杂精细，此弊便凸显出来。”
“向来如此，便对么？”朱炎轻轻敲了敲那份文书，“欲提高效率，减少差错，非统一文书规制不可。此事，或可交由那些观政士子们试试。”
他随即召来了几位在州衙核心房科观政、且心思缜密的士子，其中包括李文博。朱炎将遇到的问题直言相告，并将那份问题文书示之。
“尔等观政已有一段时日，对各房文书弊端应有体会。今命尔等成立一临时‘文书规制整理小组’，由文博牵头。”朱炎布置任务，“首要之事，调研各房现行文书种类、格式、常用术语及计量单位，归纳其弊；其次，参考古籍及现有较为规范的公文，草拟一套统一的《信阳州衙公文处理暂行规程》，需明确各类上行、平行、下行文书的基本格式、用语规范、计量单位标准，以及签发、存档、查阅之流程。初稿成后，广泛征求各房老吏意见，修改完善，再报我审定。”
李文博等人领命，深感
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